Akta cywilne z ostatnich 100 lat, jeżeli w ogóle istnieją, przechowuje się w miejscowym Urzędzie Stanu Cywilnego (USC). Po upływie tego czasu przekazuje się je do archiwów państwowych danego okręgu. Okres ten jest jednak płynny i nawet o starsze dane warto pytać w USC. Od XVIII wieku akta stanu cywilnego podlegały administracji państwowej. W zaborze pruskim i austriackim władze państwowe uznały, że akta stanu cywilnego prowadzone przez duchownych mają także moc cywilnoprawną. Podobnie było w Księstwie Warszawskim, gdzie w 1808 roku wprowadzono Kodeks Napoleona. Rząd austriacki założył dokumentację akt stanu cywilnego w 1784 roku, używając w tym celu ksiąg parafialnych Kościoła rzymskokatolickiego. W Króle­stwie Polskim duchowieństwo prowadziło akta stanu cywilnego w imieniu administracji cywilnej. Każdy administrator parafii był zobo­wiązany prowadzić podwójne akta: jedne dla władz administracyjnych (po roku 1863 po rosyjsku), które przekazywano władzom państwo­wym, drugie – na potrzeby Kościoła, które zachowywano w parafii. Pruskie urzędy stanu cywilnego, powołane w 1874 roku, działały przez 45 lat (1874-1918) i ich działalność była kontynuowana w II Rzeczpo­spolitej. Zapisów dokonywano po niemiecku lub – bardzo rzadko – po polsku. Na terenie pozostałych dwóch zaborów urzędy stanu cywilne­go zostały powołane dopiero w 1945 roku.

Aby otrzymać odpis dokumentu z ostatnich 100 lat, który jest nam potrzebny, należy napisać podanie do USC w miejscowości, gdzie na­stąpiły urodziny lub zgon. Należy podać dane, które pomogą w odna­lezieniu aktu: imię, nazwisko, wiek osoby lub przybliżone daty zdarzeń. Jeżeli mamy do czynienia z popularnym nazwiskiem, imię jest bardzo ważne. Czasami trudno będzie ustalić, do którego USC należy się zwrócić. Na przestrzeni dziejów granice państwowe i administracyjne zmieniały się; czasami po prostu nie wiemy, gdzie określone wydarze­nie miało miejsce. W takich sytuacjach można poprosić o przeszukanie indeksów, podając jak najwięcej danych, które już ustaliliśmy. Jeżeli nie wiemy dokładnie, do którego USC powinniśmy skierować swoje kroki, najlepiej skontaktować się z najbliższym i poprosić o wskazówki.

Współczesne USC wystawiają następujące rodzaje dokumentów: odpisy skrócone i odpisy zupełne oraz wydają kserokopie akt. Wyciągi z aktów stanu cywilnego (tak zwane metryki), wydawane do 1979 ro­ku, to najkrótsza forma odpisu aktu stanu cywilnego, obecnie zaniecha­na. Były one wydawane w określonych celach, na przykład na potrzeby szkoły lub wojska. Dla celów genealogicznych wyciągi są wiarygodne, lecz nie zawierają żadnych danych medycznych. Skrócony odpis aktu stanu cywilnego zawiera najważniejsze dane: imię, nazwisko, datę uro­dzenia, imię ojca, a także imię oraz nazwisko panieńskie matki osoby, której ten akt dotyczy – nie ma w nim jednak danych medycznych. Od­pis zupełny aktu stanu cywilnego podaje powyższe informacje oraz ca­ły zapis z aktu, łącznie z notatkami i adnotacjami; jeżeli w oryginale ak­tu znajdują się dane dotyczące choroby, otrzymamy je również w odpi­sie. W porównaniu z odpisami, kserokopie aktu pozwalają na otrzyma­nie informacji metrykalnych, pokazują, jak wyglądał oryginalny doku­ment, a także często zawierają dodatkowe informacje w dopiskach. Prosząc o wydanie kserokopii aktu, unikamy błędów, które czasami wkradają się do odpisów. Kserokopie nie mają wartości urzędowej, lecz można poprosić o urzędowe potwierdzenie kopii z oryginałem.

Według obecnych przepisów odpisy aktu stanu cywilnego może otrzymać osoba, której dany akt dotyczy, lub jej najbliższa rodzina (dzieci, rodzice, rodzeństwo, współmałżonek). Jeżeli podanie składa krewny dalszego stopnia, musi napisać w nim, do czego dany akt jest mu potrzebny (czyli w celu konsultacji genetycznej) oraz przedłożyć udokumentowanie pokrewieństwa. Odpisy i kserokopie akt są przesy­łane pocztą po uiszczeniu opłaty skarbowej.